In de bedrijfswereld zijn conflicten een onvermijdelijk gegeven. Misverstanden, verschillende interpretaties en veranderende omstandigheden kunnen gemakkelijk leiden tot meningsverschillen tussen contractpartijen. Zonder een duidelijke strategie om dergelijke geschillen aan te pakken, kunnen deze escaleren tot kostbare en tijdrovende juridische procedures, waarbij de relatie tussen partijen op het spel komt te staan. Een proactieve benadering is vereist om potentiële conflicten vroegtijdig te identificeren en op een effectieve manier aan te pakken. Hier komt de mediationclausule in beeld - een contractuele bepaling die partijen verplicht om eerst een bemiddelingspoging te ondernemen voordat zij een juridische procedure starten.

Bij het lezen van dit artikel kom je over deze onderwerpen meer te weten:

1. Wat is een Mediationclausule?
2. Vormen van Mediationclausules
3. Toepassingsgebieden voor Mediationclausules
4. Voordelen van een Mediationclausule
5. Vrijwilligheid en Afdwingbaarheid
6. De Hoge Raad over de Mediationclausule
7. Nadelen en Overwegingen
8. Praktische tips voor implementatie
9. Conclusie en Aanbeveling
10. Meer informatie over de Mediationclausule

1. Wat is een Mediationclausule?

Een mediationclausule is een bepaling in een contract, overeenkomst of besluit die partijen ertoe verplicht om, in geval van onenigheid of een (dreigend) geschil over de geldigheid, interpretatie of uitvoering van de overeenkomst, eerst mediation in te zetten. Deze clausule nodigt partijen uit, of verplicht hen zelfs, om bij (dreigende) geschillen met elkaar in overleg te treden door middel van een bemiddelingsproces. Indien de gewenste oplossing uitblijft, behouden de contractpartijen het recht om alsnog naar de rechter te stappen.

2. Vormen van Mediationclausules

Mediationclausules kunnen verschillende vormen aannemen, variërend van eenvoudig tot complex:

• Eenvoudige vorm: Hierin wordt simpelweg bepaald dat eerst mediation zal worden beproefd
• Complexe vorm: In deze uitgebreidere variant wordt de procedure gedetailleerd uitgewerkt. Vaak wordt hierin bijvoorbeeld een afkoelingsperiode overeengekomen. Ook kan daarin een combinatie worden afgesproken van mediation gevolgd door bindend advies, arbitrage of de procedure van artikel 96 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering, waarmee bij voorbaat wordt voorzien in een 'beslisser' voor het geval de mediation niet slaagt

Hoe nauwkeuriger en vollediger de clausule is geformuleerd, hoe meer gewicht deze zal hebben.

3. Toepassingsgebieden voor Mediationclausules

Een mediationclausule kan worden opgenomen in vrijwel elke overeenkomst, contract of besluit tussen twee of meer partijen. Enkele voorbeelden:

• Arbeidsovereenkomsten
• Huur- en koopcontracten
• Overheidsbesluiten, zoals beschikkingen
• Samenwerkingsovereenkomsten
• Commerciële contracten
• Vaststellingsovereenkomsten
• Samenwerkingsovereenkomstem
• Aandeelhoudersovereenkomsten
• Samenlevingscontracten
• Partnerschapsvoorwaarden
• Leveringsvoorwaarden
• Convenanten

Lees ook: Juridisch Risico Management - Beheers de risico's bij conflicten. Excellent met Contracten

4. Voordelen van een Mediationclausule

Het opnemen van een mediationclausule in contracten biedt diverse voordelen voor partijen en de samenleving als geheel.

Voordelen Partijen

1. Conflictpreventie: Een mediationclausule heeft een preventieve werking en kan (onnodige) escalatie en een gang naar de rechter voorkomen. Door met elkaar in gesprek te gaan in een mediationsetting, kunnen misverstanden worden opgehelderd en kunnen partijen zelf werken aan een oplossing.
2. Zelfbeschikkingsrecht: Een van de grootste voordelen van mediation is het zelfbeschikkingsrecht. Dit houdt in dat partijen zelf mee bouwen aan en invloed hebben op de oplossingen en/of uitkomst, in plaats van deze uit handen te geven aan een rechter of arbiter.
3. Gericht op doelmatigheid en continuïteit: Mediation richt zich op het doelmatig oplossen van onenigheid of geschillen, en stuurt op voortgang en continuïteit, of een respectvolle functionele beëindiging van de relatie.
4. Kostenefficiënt en tijdbesparend: In vergelijking met gerechtelijke procedures is mediation over het algemeen kostenefficiënter en tijdbesparend.
5. Flexibiliteit en vertrouwelijkheid: Binnen mediation krijgen partijen de vrijheid om creatieve oplossingen te vinden die voldoen aan hun specifieke behoeften, zonder dat de inhoud van het besprokene of de gemaakte afspraken openbaar wordt gemaakt. Partijen kunnen afspraken maken ten aanzien van de vertrouwelijkheid en geheimhouding.
6. Relatiebehoud of functioneel afscheid: Mediation biedt mogelijkheden voor het behoud en de continuïteit van de relatie, of een professioneel en respectvol afscheid indien dat gewenst is.
7. Imagobescherming: Door de vertrouwelijkheid van het proces en de mogelijkheid om afspraken te maken over geheimhouding, kan (openbare) imago- en reputatieschade worden voorkomen of beperkt.

Lees ook: Wat is mediation en hoe werkt het

Voor de samenleving

1. Ontlasting van de rechtspraak: Door conflicten gezamenlijk op te lossen, of onder begeleiding van een bemiddelaar, wordt de rechtspraak ontlast
2. Robuuste en duurzame samenleving: Het voorkomen of oplossen van onenigheid en geschillen draagt bij aan een meer robuuste en duurzame samenleving, met minder maatschappelijke kosten, ruis en schade

5. Vrijwilligheid en afdwingbaarheid

Mediation is in beginsel gebaseerd op vrijwilligheid. Dit betekent dat partijen vrij zijn om het proces af te breken als één van hen de mediation niet langer zinvol acht. Dit lijkt op gespannen voet te staan met clausules waarin staat dat partijen verplicht zijn tot mediation voordat zij het geschil voorleggen aan de gewone rechter.

De vaste lijn in de rechtspraak tot nu toe is dat, wanneer partijen zich niet houden aan de mediationclausule, de rechter tóch bevoegd is over het geschil te oordelen. Met andere woorden: ondanks een mediationclausule kan de ene partij het geschil voorleggen aan de rechter zonder dat de andere partij daar met succes tegen kan opkomen. Sinds de Hoge Raad zich hierover heeft uitgesproken (zie hieronder) ligt dit genuanceerder.

6. De Hoge Raad over de Mediationclausule

De Hoge Raad heeft zich in een arrest van 12 juli 2024 (ECLI:NL:HR:2024:1078) uitgesproken over de vraag of en wanneer een mediationclausule bindend kan zijn.

De centrale vraag in de uitspraak van de Hoge Raad was of een mediationclausule partijen verplicht om mediation te proberen vóórdat zij een juridische procedure starten. De Hoge Raad oordeelde dat deze vraag beantwoord moet worden door uitleg van de clausule zelf. Dit betekent dat een mediationclausule partijen kán verplichten tot mediation, maar ook zo kan worden uitgelegd dat dit niet verplicht is. Het hangt af van wat partijen redelijkerwijs van elkaar mochten verwachten en hoe zij de clausule hebben geïnterpreteerd.

In deze zaak betrof het een geschil tussen CSW en PPSB, waarbij in de overeenkomst was bepaald dat conflicten eerst via mediation moesten worden opgelost, en indien dat niet lukte, via arbitrage. PPSB had zonder mediation direct een arbitrale procedure gestart. CSW beriep zich op de clausule en vroeg de arbiter om de procedure aan te houden of zich onbevoegd te verklaren, maar dit werd door de arbiter afgewezen. Na deze arbitrale uitspraak vroeg CSW het hof om de arbitrale vonnissen te vernietigen, omdat mediation niet was geprobeerd. Het hof oordeelde echter dat er geen bindende verplichting tot mediation in de clausule stond, en wees de vordering van CSW af.

CSW ging hiertegen in cassatie bij de Hoge Raad. De advocaat-generaal (AG) adviseerde de Hoge Raad om de uitspraak van het hof te vernietigen en de zaak opnieuw te laten beoordelen, omdat een mediationclausule in een overeenkomst tussen professionele partijen juridisch bindend kan zijn. Als mediation niet is geprobeerd, zou de rechter de procedure moeten aanhouden totdat dit alsnog gebeurt.

De Hoge Raad bevestigde dat de uitleg van de mediationclausule bepalend is. Een clausule kan verplichten tot mediation, maar dat is niet altijd het geval. In dit geval oordeelde de Hoge Raad dat de uitleg van het hof, namelijk dat er geen bindende verplichting tot mediation was, niet onbegrijpelijk was en binnen de feiten lag. Daarom werd het cassatieberoep verworpen, en bleef de uitspraak van de arbiter in stand.

7. Nadelen en overwegingen

Hoewel mediation talrijke voordelen biedt, zijn er ook enkele potentiële nadelen en overwegingen:

1. Geen garantie op resultaat: Mediation heeft als mogelijk nadeel dat de geïnvesteerde tijd, geld en/of moeite en energie geen garantie geven op resultaat. Echter, in de praktijk blijkt dat het toegenomen inzicht in de zienswijzen van de andere partij(en), ook als mediation niet slaagt, als positieve bijvangst wordt ervaren.
2. Partijen moeten meewerken: Voor een succesvolle mediation is het essentieel dat beide partijen volledig meewerken en bereid zijn tot onderhandeling. Indien één partij onwillig is, kan dit het proces belemmeren.
3. Beperkte afdwingbaarheid: Hoewel de juridische status van mediationclausules aan kracht lijkt te winnen, blijft de afdwingbaarheid ervan vooralsnog beperkt. Partijen kunnen zich in principe nog onttrekken aan de clausule en rechtstreeks naar de rechter stappen.
4. Potentiële conflictescalatie: In bepaalde situaties kan het leggen van beslag of het instellen van hoger beroep tijdens een mediationtraject bijdragen aan een verdere escalatie van het conflict, in plaats van de-escalatie.

8. Praktische tips voor implementatie

Om de voordelen van een mediationclausule optimaal te benutten, is het essentieel deze op de juiste manier te implementeren. Hier zijn enkele praktische tips:

1. Duidelijke en begrijpelijke taal: Formuleer de clausule in duidelijke en begrijpelijke taal, zodat de voorwaarden voor alle betrokken partijen begrijpelijk en toegankelijk zijn. Vermijd overmatig juridisch jargon om misverstanden te voorkomen.
2. Nauwkeurige procesbeschrijving: Beschrijf het mediationproces gedetailleerd in de clausule, inclusief de selectieprocedure van een neutrale mediator, de locatie van de mediationsessies, de kostenverdeling tussen partijen en eventuele termijnen. Door deze aspecten te specificeren, wordt het risico op verwarring geminimaliseerd.
3. Overweeg verplichte mediationperiode of -sessies: Overweeg om een verplichte mediationperiode of een verplicht aantal sessies op te nemen in de clausule. Door een verplichting op te nemen, worden partijen aangemoedigd om mediation een serieuze kans te geven voordat er verdere juridische stappen worden ondernomen.
4. Gebruik gestandaardiseerde modellen: Maak gebruik van gestandaardiseerde modellen voor mediationclausules, mediationovereenkomsten, geheimhoudingsclausules en privacy statements. Deze modellen zijn vaak beschikbaar via professionele mediationorganisaties en bieden een solide juridische basis.
5. Vraag juridisch advies: Raadpleeg één van onze gespecialiseerde en zeer ervaren advocaten en mediators voor advies over de specifieke formulering en implicaties van de mediationclausule in jouw contract of overeenkomst. Een zorgvuldige aanpak is van cruciaal belang om potentiële risico's te beperken.

Lees ook ons aanbod: Contract laten opstellen

9. Conclusie en aanbeveling

Het opnemen van een mediationclausule in contracten en overeenkomsten biedt een proactieve en effectieve aanpak voor conflictbeheersing. Door partijen ertoe aan te zetten om eerst een bemiddelingspoging te ondernemen, kunnen misverstanden worden opgehelderd en kunnen (onnodige) escalatie en kostbare juridische procedures worden voorkomen.

Hoewel de juridische status van mediationclausules in Nederland nog niet volledig is verankerd, wijzen recente ontwikkelingen op een toenemend belang van deze clausules in de rechtspraktijk. Door de juiste implementatie en het betrekken van juridisch advies, kunnen organisaties en individuen profiteren van de talrijke voordelen die mediation biedt, zoals kostenefficiëntie, flexibiliteit, vertrouwelijkheid en relatiebehoud.

In een wereld waarin conflicten onvermijdelijk zijn, biedt het opnemen van een mediationclausule een proactieve en verantwoorde aanpak voor conflictbeheersing. Het is een investering die zich kan vertalen in aanzienlijke besparingen op tijd, kosten en stress, en die bijdraagt aan een robuuste en duurzame samenleving.

Lees ook: 

• Zakelijke Mediation - Los je zakelijke conflict vlot en effectief op met onze bemiddeling
• Arbeidsmediation - Los je arbeidsconflict buiten de rechter om op met arbeidsmediation

10. Meer informatie over de Mediationclausule

De advocaten en mediators van Swart Legal hebben jarenlange expertise en ervaring met het voorkomen, beheersen en oplossen van conflicten op de werkvloer. Wil je meer weten over het opnemen van een mediationclausule in een contract? Of heb je een vraag over de afdwingbaarheid ervan? Bel 085 – 020 10 10 en vraag naar advocaat contractenrecht en zakelijke mediator mr. Marco Swart. Hij staat je graag te woord.

Lees ook: Excellent in Conflict Management!